Unit cost activities began in May 2011 with a meeting of the unit cost calculation team with Friendship Hospital’s Finance Director (drg. Poppy Mariani Julianti, MARS) in the directors’ room. At that time, the team was informed of the unit cost team’s roles and responsibilities in creating a unit cost for each service/action.

Kegiatan Unit cost dimulai dengan pertemuan tim perhitungan unit cost bersama Direktur Keuangan RSUP Persahabatan (drg.Poppy Mariani Julianti, MARS) diruang direksi pada bulan Mei 2011. Disaat itu tim diberi pengarahan tentang tugas dan tanggungjawab tim unit cost untuk membuat unit cost setiap pelayanan/tindakan.

Adapun kegiatan tim perhitungan unit cost sejak bulan Mei 2011 sampai dengan bulan Desember 2011 adalah sebagai berikut:

Pada akhir bulan Mei 2011 dan minggu pertama bulan Juni 2011, dilakukan pembagian tugas sesama anggota tim dan juga dibahas apa yang menjadi target tim selama diberikan tugas oleh pimpinan rumah sakit.

Sejak akhir Mei 2011 sampai pertengahan bulan Juni 2011, tim Perhitungan Unit Cost melakukan serangkaian koordinasi dalam rangka memenuhi tugas yakni menyusun unit cost dari 30 kasus yang pembiayaannya cukup berbeda jauh dengan tarif Askes, tim perhitungan unit cost diminta untuk membuat data costing dan data direct cost di 30 revenue center. Pada akhirnya RSUP Persahabatan diundang untuk mengikuti pertemuan di Batam bersama beberapa rumah sakit vertikal (ARVI).

Minggu pertama bulan Agustus 2011, akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas yakni menyusun 30 contoh kasus/tindakan yang cukup ekstrim perbedaannya dengan tarif Askes, kemudian kami kirimkan melalui e-mail kepada konsultan ARVI yakni pak Chandra Meliala.

Identifikasi aktivitas tindakan di revenue center duimulai dengan membentuk tim kecil (Atto, Surti SE, dr.Ariningsih, Indra Firmansyah SE, Kiki Yulanda SE dan dr.Yan Aslian Noor,MPH). Tim kecil melakukan serangkaian kunjungan ke beberapa instalasi secara acak untuk melakukan observasi, wawancara dan  pencacatan kepada unit satuan kerja untuk mendapatkan sampel perhitungan direct cost. Unit kerja yang dituju adalah Patologi Anatomi, Laboratorium klinik, Radiologi, Obstetri ginekologi, IPDS, IBS dan IRIN B.

Instrumen Pengumpulan Data Biaya Rumah Sakit Instrumen pengumpulan biaya rumah sakit adalah instrumen alat bantu untuk mendapatkan data secara sistematis seluruh komponen biaya rumah sakit pada seluruh unit kerja. Secara umum RSUP Persahabatan bisa kita kelompokkan instrumen yang diperlukan adalah sebagai berikut:

1. Data kepegawaian rumah sakit
2. Data unit kerja rumah sakit
3. Pengeluaran obat dan bahan medis/tahun
4. Penggunaan bahan habis pakai/tahun
5. Biaya Makan / tahun
6. Biaya Laundry / tahun
7. Biaya Pemeliharaan Gedung/tahun
8. Biaya Pemeliharaan Alat Medis/tahun
9. Biaya Pemeliharaan Alat Non Medis
10. Biaya Umum (Kendaraan,Telepon,Air)
11. Biaya Pelatihan & Pemasaran RS
12. Biaya lain-lain Elemen instrumen diatas merupakan cost center.

Dalam tahap simulasi distribusi kita juga perlu mendapatkan data dasar berupa intrumen:

1. Gambaran output pelayanan RSUP Persahabatan/tahun
2. Gambaran Pendapatan (Revenue Center)/tahun

Dalam kegiatan tim perhitungan unit cost juga sudah mengolah data untuk dapat melakukan pemetaan (mapping) di pusat biaya (cost center) dan pusat pendapatan (revenue center) dalam bentuk Analisis Biaya.

Analisis biaya adalah suatu kegiatan menghitung biaya untuk berbagai jenis pelayanan yang ditawarkan, baik secara total maupun perpelayanan per tindakan dengan cara menghitung seluruh biaya pada seluruh unit yang ada dimana biaya yang terdapat pada unit yang tidak menghasilkan produk ( pusat biaya ) didistribusikan kepada unit-unit yang menghasilkan produk dan menghasilkan pendapatan ( Pusat pendapatan ).

Tujuan analisis biaya adalah :

• Mendapatkan gambaran mengenai unit/bagian yang merupakan “Pusat Biaya “ (Cost center) serta “Pusat Pendapatan” (Revenue center)
• Mendapatkan gambaran biaya pada tiap unit tersebut , baik biaya tetap ( “Fixed cost” ) atau biaya investasi yang disetahunkan maupun biaya tidak tetap (“Variable cost “) atau biaya operasional dan pemeliharaan
• Mendapatkan gambaran biaya satuan pelayanan di sarana pelayanan kesehatan RSUP Persahabatan
• Mendapatkan gambaran dan peramalan pendapatan sarana pelayanan kesehatan

Alat bantu yang dibutuhkan untuk melakukan analisis biaya adalah :

1. Informasi mengenai struktur organisasi sarana pelayanan kesehatan dan unit-unitnya
2. Informasi mengenai unit mana yang menjadi Pusat biaya dan mana yang Pusat Pendapatan
3. Data kepegawaian : Nama pegawai, pendidikan, unit kerja, jabatan, masa kerja, Gaji dan Insentif
4. Data unit kerja pegawai : Nama pegawai, Unit kerja pokok dan % waktu yang digunakan di Unit kerja pokok tersebut , Unit kerja lain dan % waktu yang digunakan di Unit kerja lain tersebut
5. Data gedung : luas lantai masing-masing unit yang ada, dibangun tahun, masa pakai, masa hidup, biaya dan AFc
6. Data inventaris peralatan medis : Jenis alat, Jumlah alat, tahun beli, masa pakai, masa hidup, harga satuan, Total biaya dan Afc
7. Data inventaris peralatan non medis : Jenis alat, Jumlah alat, tahun beli, masa pakai, masa hidup, harga satuan, Total biaya dan Afc
8. Data inventaris kendaraan : Jenis kendaraan, Jumlah kendaraan, tahun beli, masa pakai, masa hidup, harga satuan, Total biaya dan Afc
9. Data biaya obat dan bahan medis habis pakai : di unit-unit yang berfungsi sebagai Pusat pendapatan
10. Data bahan habis pakai non-medis : di unit-unit baik di Pusat Biaya maupun Pusat Pendapatan
11. Data biaya pemeliharaan gedung
12. Data biaya pemeliharaan peralatan medis
13. Data biaya pemeliharaan peralatan non-medis
14. Data biaya umum misalnya telepon, air, listrik, dll

Pertengahan Juli 2011 sampai pertengahan bulan September 2011, tim perhitungan unit cost melakukan sosialisasi ke unit-unit kerja untuk menjelaskan tentang perhitungan unit cost dimasing-masing unit kerja. Dengan demikian tim akan mendapatkan data yang lebih akurat dari yang dibuat oleh unit kerja bersangkutan, karena mereka lebih mengetahui semua kegiatan per tindakan.

Pertengahan Juli 2011 sampai pertengahan bulan September 2011, tim juga mengedarkan form pengisian unit cost agar unit kerja lebih mudah membuat dan mengisi. Sekaligus menghemat waktu pengisian dan pengumpulan data hingga kembali diterima oleh tim perhitungan unit cost.

Pertengahan bulan Agustus 2011 sampai bulan September 2011, kami melaksanakan DESK bertempat di ruang bagian anggaran. Namun pada pelaksanaannya tidak berjalan efektif, karena pengisian yang belum dapat diselesaikan oleh unit kerja. Dan juga tim juga belum sepenuhnya konsisten mengikuti jadwal yang ditentukan untuk bertugas piket diruang bagian anggaran sebagai sekretariat Tim Perhitungan Unit Cost.

Minggu keempat bulan September 2011 (22 s/d 24 September 2011), tim Perhitungan Unit Cost melaksanakan Workshop Perhitungan unit Cost di Cisarua, Bogor. Bertempat di RS Khusus Paru. Kegiatan ini diikuti oleh semua anggota tim dan perwakilan dari masing-masing revenue center dan cost center, berjumlah lebih kurang 50 orang. Acara tersebut dihadiri oleh Direktur Keuangan (drg.Poppy Mariani Julianti, MARS) dan Konsultan ARVI (Chandra Meliala). Kegiatan tersebut menghasilkan dokumen perhitungan unit cost oleh masing masing satuan kerja/instalasi yang pada akhirnya dokumen tersebut sudah diserahkan kepada Direktur Keuangan pada minggu pertama bulan November 2011.

Peng-entry data dibantu oleh Ary (staf Logistik) dan sdri Eni (staf Komisi Mutu dan Keselamatan), keduanya dapat diperbantukan penugasannya berkat dukungan dari Direktur Umum, SDM dan Pendidikan (drg.Marliana Poerba,MM).

Bulan Oktober sampai bulan Desember 2011, menyusun unit cost sebagai bahagian strategik keuangan RSUP Persahabatan, sesuai dengan rencana strategik RSUP Persahabatan tahun 2010-2014. Tim melakukan mengentry-an data secara kontinyu dan melakukan connecting data dari cost center dengan data revenue center. Semua data SDM, Penunjang, dan aktivitas setiap layanan dari masing-masing unit kerja telah dilakukan oleh Tim Perhitungan Unit Cost bekerjasama dengan kepala Bidang/Bagian dan Kepala Instalasi serta SMF, yang pada akhirnya telah dapat diselesaikan 70%, dan sisanya 30% akan kami usulkan kepada Pimpinan RSUP Persahabatan untuk diteruskan oleh Tim Perhitungan Unit Cost tahun 2012.

Pada akhir bulan Desember 2011, tim perhitungan unit cost melakukan evaluasi kegiatan tim dan program yang sudah direncanakan. Dipimpin langsung oleh ketua tim perhitungan unit cost (dr.Yan Aslian Noor,MPH) dilaksanakan pertemuan tersebut di ruang pertemuan “A”, dihadiri oleh sebahagian besar anggota tim. Pada intinya program penyusunan tetap diteruskan ditahun 2012. Adapun data yang belum ter-entry akan di lengkapi di tahun 2012.

Gambar 1. Memperlihatkan kronologis (perjalanan waktu) penyusunan dokumen unit cost RSUP Persahabatan yang dilakukan oleh Tim Perhitungan Unit Cost bersama Kepala Instalasi atau yang diwakilkan dalam membuat dokumen unit cost.

Pembahasan

Dari awal penyusunan rencana kegiatan dapat terlihat bahwa semua langkah kegiatan dapat terlaksana, sejak SK penugasan tim dari Direktur Utama RSUP Persahabatan Dr. Priyanti ZS, SpP(K) diterima sampai pada evaluasi kegiatan di bulan Desember 2011.

Terdapat beberapa keterlambatan dalam beberapa kegiatan yang sudah direncanakan, hal ini berkaitan dengan banyak sumber daya yang harus dilibatkan dan banyaknya aktivitas pembiayaan yang harus kami kumpulkan sehingga sampai saat evaluasi masih terdapat data yang belum ter-entry.

Terdapat 2 (dua) target yang harus kami capai, yakni pencapaian jangka pendek dan jangka menengah. Untuk jangka pendek tim harus dapat menyusun unit cost dari 30 penyakit yang dianggap pembiayaan tarifnya cukup berbeda jauh dengan Askes. Hal ini sesuai dengan hasil pertemuan yang intens diantara anggota ARVI. Dimana pertemuan tersebut dilakukan di RSUP Fatmawati dan di finalisasilkan di Batam.

Target jangka menengah tim harus dapat menyusun buku dokumen unit cost yang akan dipakai sebagai acuan atau pertimbangan dalam penyusunan tarif rumah sakit serta penyusunan remunerasi.

Tim Perhitungan Unit Cost RSUP Persahabatan tahun 2011 sudah membuat dan menghitung unit cost disetiap revenue center. Semua instalasi sebagai revenue center seperti IGD, IRJ, IRIN A, IRIN B, IRIN C, IBS, IPI, dll sudah memasukkan data yang diminta oleh tim unit cost. Sudah 70 % data dapat di-entry dan diolah, sisanya 30 % masih belum lengkap terutama pada nilai harga rupiah dan volume kegiatannya.

Tim Perhitungan Unit Cost berharap pada tahun 2012 dapat dilanjutkan, mengingat perangkat lunak (software Microsoft Excel 2010 original) dapat mengolah data dengan baik. Hasil konsultasi dan kerjasama dengan konsultan dari ARVI dilakukan komunikasi pertelepon, bertemu tatap muka dalam pertemuan ARVI untuk mendiskusikan kemajuan dan kesulitan yang ditemui.

Dalam pencapaian target jangka menengah, perhitungan unit cost RSUP Persahabatan sudah dapat dijadikan sebagai acuan untuk membuat tarif dan remunerasi sebagaimana yang dipersyaratkan oleh Kementerian Keuangan Republik Indonesia kepada Kementerian Kesehatan. Pada laporan ini kami serta dokumen unit cost beserta lembaran kerjanya.

Kemudahan

Tim Perhitungan Unit Cost bersyukur karena dalam pengerjaan data unit cost sangat terbantu karena dukungan penuh Direktur Utama Dr. Priyanti ZS, SpP(K) dan jajaran Direksi RSUP Persahabatan, adapun beberapa dukungan lain yang kami dapat adalah:

1. Mendapatkan satu unit komputer khusus untuk data unit cost, jadi tidak boleh bercampur dengan data yang lain.
2. Partisipasi dan keikutsertaan jajaran manajemen (Instalasi/Bagian/Bidang) dalam kegiatan unit cost sangat menggembirakan dalam mempercepat pengumpulan dan pengolahan data dari setiap satuan kerja yang memberikan data

Kendala

Namun dalam pelaksanaan dilapangan, tim perhitungan unit cost menemukan beberapa kendala sebagai berikut:

1. Sulitnya menemukan data yang akuntabel dan up-to-date, peran ini sebaiknya dilakukan oleh instalasi sistem informasi dan manajemen.
2. Data dari bagian akuntansi yang diperoleh adalah data costing akrual bukan kas basis, sebenarnya tim unit cost mengharapkan data yang diolah adalah kas basis karena lebih menggambarkan data costing yang lebih realistis.
3. Dukungan sumber daya manusia yang akan meng-entry data sangat terbatas, saat ini masih menggunakan pegawai dari Komisi Mutu dan Keselamatan.

Kesimpulan:

1. Target jangka pendek dan jangka mengah penyusunan unit cost RSUP Persahabatan sudah terlaksana dengan lancar, namun terdapat beberapa data yang masih harus dilengkapi kekurangannya.
2. Program yang direncanakan sudah dilaksanakan semuanya, walaupun tidak tepat waktu dalam penyelesaiannya.

Saran:

1. Melanjutkan program penyusunan unit cost RSUP Persahabatan, mengingat data yang telah kumpulkan sudah dapat berjalan didalam software (format Microsoft Excel) yang direkomendasikan oleh Asosiasi Rumah Sakit Vertikal (ARVI).
2. Semua peserta yang pernah dilatih dan mengikuti penyusunan unit cost agar tidak diganti. Agar dalam penyusunan dan melengkapi data yang kurang tidak dimulai dari awal lagi.
3. Agar Tim Perhitungan Unit Cost, diusulkan berbentuk organisasi “UNIT PERHITUNGAN COST BIAYA”, dibawah koordinasi dan kendali Direktur keuangan karena mempunyai fungsi strategic financial bagi BLU RSUP Persahabatan dalam menentukan kebijakan keuangan.
4. Dibutuhkan dukungan Sistem Informasi Manajemen RS mengingat data yang dibutuhkan tersebar, tidak ditemukan dalam satu sistem informasi komputer

Kegiatan syukuran tersusunnya unit cost dan tersusunnya tarif RSUP Persahabatan pada tanggal 15-5-2012